Conditions of Purchase (AEB)

General Conditions of Purchase

1. Validity

These General Terms and Conditions of Purchase (GTCP) shall apply to all orders placed by ADEST Services GmbH (ADEST) and its affiliated companies to the extent that they form part of the contract with the Supplier. This shall be the case if the GPC are expressly designated as an integral part of the contract, but also if ADEST refers to the GPC, be it by enclosure to or imprint on requests for quotations or orders or be it by announcement of the link to the website of ADEST ( Any objection by Supplier to these GTP must be made immediately, expressly and in writing. Printed terms and conditions of the Supplier or form references, stamps, etc. shall not be considered as an objection. Silence on the part of ADEST to Supplier’s terms and conditions or to contradictory letters of confirmation, etc., shall not be construed as consent or acceptance. Deviating, conflicting or supplementary general terms and conditions of Supplier shall only become part of the contract if and to the extent that ADEST has expressly agreed to their validity in writing.

2. Offers of the supplier

By the request to the supplier, he is asked to submit an offer free of charge as a specialist. In the offer he has to follow the descriptions and aims of ADEST and in case of deviations he has to point them out explicitly. He acknowledges a duty of clarification with regard to all circumstances which could be of interest to ADEST for the offer or the services offered. If Supplier does not set a deadline in its offer, the offer shall be binding for 60 days (postmark). Costs for offers such as expenses for documents, travel, demonstrations, etc. shall be borne by Supplier, even if ADEST rejects an offer for any reason. The Supplier may in no case claim compensation for expenses or loss of profit due to the non-conclusion of a contract.

3. Offers of the supplier

The subject matter of a quotation or an order is always goods of best quality. The Supplier is bound to make inquiries itself in respect of technical and safety regulations at the place of destination (at the location of the registered office of ADEST in the event of doubt) and to equip the goods appropriately (for example, with safety devices). Such equipment is always included in the price. The Supplier shall maintain a quality management system in accordance to ISO 9001 or EN 9100.

4. Spare parts

The Supplier guaranties delivery of spare parts at the prevailing price and on the terms of the present General Conditions of Purchase for 5 years from the date of the last order placed by ADEST for the corresponding product. Discontinuation of manufacture of parts by the Supplier or his subsuppliers have to notify to ADEST in good time. Enforcement of claims to damages by ADEST remains reserved.

5. Prices

Prices apply as fixed prices in the agreed currency (Euro in the event of doubt) unless otherwise expressly acknowledged by ADEST, subject to most-favored customer treatment. They are FCA shipper’s address (or another agreed place of destination) in accordance with INCOTERMS 2020.

6. Terms of payment

Payment of the purchase price will be done within 30 days after receipt of the invoice and acceptance of the consignment free of defects.

7. Delivery, Transfer of perils, delay

7. The Supplier sends a confirmation of order without request immediately after every order by ADEST, which contains at least the following: size of order, quantity, price, delivery date, specifications, customs tariff number and country of origin. Deliveries are FCA shipper’s address or another place of destination to be agreed (INCOTERMS 2010). ADEST may prescribe a haulage contractor for the Supplier. The Supplier encloses a certificate with every consignment (for example, pursuant to EN 10204 3.1) unless ADEST has expressly dispensed with this in the order. Delivery is made in due time when the goods are delivered on the agreed delivery date to ADEST in Hamburg (or to another specified place of destination). The Supplier will be automatically in default without the requirement of a reminder letter, on exceeding the agreed delivery date. Passing of risk to ADEST occurs according on INCOTERMS 2010. ADEST may set the Supplier a period in order to rectify matters and thereafter cancel the contract and dispense with the delivery and instead claim compensation, if it already becomes evident prior to the due date for delivery that the Supplier exceeds the delivery date. This possibility for cancellation also exists if it appears in the course of manufacture that the subject matter of delivery not be suitable for its purpose. Partial and premature delivery are only be permissible after express agreement. ADEST may refuse acceptance of partial deliveries, delivery of an incorrect number of items, absence of the certificate, or on a premature delivery. ADEST may hold the goods in store for collection, at the expense and risk of the Supplier, in the event of refusal of acceptance. The same also applies in the event of refusal of acceptance on delivery of defective goods.

8. Warranty

The Supplier undertakes and warrants as specialist that the subject matter of delivery has no defects which adversely affect its value or suitability for use, that it has the agreed characteristics, conforms to the agreed specifications and particularly any drawings which have been forwarded to the Supplier and materials, workmanship and construction are faultless. If the Supplier as specialist has realized that the characteristics demanded by ADEST or the specifications supplied were inappropriate or unsuitable for proper use of the goods, he may only claim a mistake to ADEST if he has given immediate notice of the nonconformity. The Supplier is also liable if he has not recognized the defect. He is liable for his suppliers as for his own performance, likewise, for any assembly work carried out by him. The Supplier warrants and furthermore undertakes the liability that as a result of delivery and use, the goods offered do not breach any industrial property rights of a third party.

9. Inspection, Complaints and Warranty Period

ADEST will inspect the delivered goods for identity, quantity and visible transport damages within a reasonable period of time after taking over the complete delivery and will complain about corresponding defects as soon as possible. The Supplier, however, releases ADEST – as far as customary in the industry – from a qualitative incoming inspection. Later discovered defects of any kind will be claimed within the warranty period. The warranty period lasts 12 months from delivery of the product to ADEST. The same applies to repairs, replacements or subsequent deliveries. The making of payments or acceptance of work etc. by ADEST does not imply the acceptance of the goods as free of defects and in conformity with the contract. A limitation occurs at the earliest with the expiration of the warranty period.

10. Claims in the event of defects

10. ADEST has the choice in the event of a defect, either to cancel the contract or demand a reasonable reduction in price, or an improvement on the premises where located without charge. ADEST may still cancel the contract or demand a price reduction if the improvement demanded has not been carried out properly, or at all, within a period to be fixed. Moreover the Supplier has to pay full compensation in each case for direct or indirect damages. ADEST may refuse acceptance of a defective consignment. Acceptance of the consignment does not be deemed to be waiver of the claims exercisable in respect of defects.

11. Product liability regress

The Supplier shall indemnify ADEST for and against all claims if legal action are taken against ADEST by a third party in respect of provisions of the law relating to product liability because contractual products are defective within the terms of these provisions. ADEST undertakes to inform the Supplier as soon as it receives knowledge of such claims and make it possible for him to defend unjustified claims. ADEST may allow the Supplier to conduct litigation if it shall be clear that only contractual products of the Supplier can be the cause of the damage. ADEST advises the Supplier without delay if a recall of products on account of defective contractual products has occurred. The Supplier bears the costs of the recall if the recall was necessary on account of defects in his contractual products. The costs are borne proportionately if there is more than one reason for a recall. Claims of ADEST against the Supplier in this connection prescribe as for claims of the injured third party against ADEST (that is, in accordance with the provisions of the product liability law applicable).

12. Duty to provide information concerning defects

12. ADEST shall be notified immediately of such defect if the Supplier has knowledge of a defective component which belongs, or did belong, to the scope of supplies for ADEST, including where this is supplied for another customer (in written form within three days at the latest).

13. Right of inspection / entry

ADEST may control progress of work at the premises of the Supplier but the duty of the Supplier of performance in accordance with contract is neither be amended nor limited by such control. Likewise, the Supplier grants official authorities as well as customers accompanied by ADEST access at all times.

14. Most-favored treatment

The Supplier promises ADEST to treat it in comparable circumstances in a comparable period at least as well as the most favored customer, above all in relation to price, quality, acceptance of liability and terms of payment and delivery, and also in respect of matters ruled less favorable for ADEST in these General Conditions of Purchase. The Supplier acknowledges this obligation by commencement of contractual or sales negotiations.

15. Rights in documentation and confidentiality

15. The Supplier shall treat drawings and documents which shall have been provided to him by ADEST and other information entrusted to him by ADEST confidentially, more particularly, not to grant access to third parties and not to use them for purposes other than of performance of his duties as towards ADEST. The Supplier requires prior written consent from ADEST for passing drawings and documents to a subcontractor. Information haves been made available to the public at large without acts on the part of the Supplier, or was already known to him before communication, are accepted from this.

16. Place of performance, place of jurisdiction and applicable law

The place of performance for all obligations of the contracting parties depends on the location of the ordering and affiliated company. The place of jurisdiction for all disputes between the contracting parties shall exclusively be Hamburg. These GPC and the contractual relationship between ADEST and Seller shall be governed by the laws of the Federal Republic of Germany, excluding international uniform law, in particular the UN Convention on Contracts for the International Sale of Goods.

Status: February 2021

Allgemeine Einkaufsbedingungen

1. Geltung

Diese Allgemeinen Einkaufsbedingungen (AEB) haben für alle Bestellungen der ADEST Services GmbH (ADEST) und deren verbundenen Unternehmen Gültigkeit, soweit sie Bestandteil des Vertrages mit dem Lieferanten sind. Dies ist dann der Fall, wenn die AEB ausdrücklich als Vertragsbestandteil bezeichnet werden, aber auch dann, wenn ADEST auf die AEB verweist, sei es durch Beilage zu oder Abdruck auf Angebotsanfragen oder Bestellungen oder sei es durch Bekanntgabe des Links auf die Webseite von ADEST ( Ein Widerspruch des Lieferanten gegen diese AEB muss unverzüglich, ausdrücklich und schriftlich erfolgen. Gedruckte Geschäftsbedingungen des Lieferanten oder formularische Hinweise, Stempel usw. gelten nicht als Widerspruch. Stillschweigen von ADEST auf Geschäftsbedingungen des Lieferanten oder auf widersprechende Bestätigungsschreiben usw. dürfen nicht als Einverständnis oder Anerkennung ausgelegt werden. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Lieferanten werden nur dann und insoweit Vertragsbestandteil, als ADEST ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat.

2. Angebote des Lieferanten

Durch die Anfrage beim Lieferanten wird dieser ersucht, als Spezialist ein kostenloses Angebot zu unterbreiten. Er hat sich im Angebot nach den Beschreibungen und Zielen von ADEST zu richten und im Falle von Abweichungen ausdrücklich darauf hinzuweisen. Er erkennt eine Aufklärungspflicht hinsichtlich aller Umstände, die für das Angebot oder die angebotenen Leistungen für ADEST von Interesse sein könnten, an. Wenn der Lieferant in seinem Angebot keine Frist setzt, ist das Angebot 60 Tage (Poststempel) bindend. Kosten für Angebote wie Aufwendungen für Unterlagen, Reisen, Demonstrationen usw. trägt der Lieferant, auch wenn ADEST ein Angebot aus irgendwelchen Gründen ablehnt. Wegen Nichtzustandekommen eines Vertrages kann der Lieferant in keinem Falle Ersatz für Aufwendungen oder entgangenen Gewinn geltend machen.

3. Qualität

Gegenstand eines Angebotes oder einer Bestellung ist immer nur Ware erster Qualität. Der Lieferant ist verpflichtet, sich selbständig über technische Vorschriften und Sicherheitsvorschriften am Bestimmungsort (im Zweifel am Sitz von ADEST) zu informieren und die Ware entsprechend auszurüsten (z.B. durch Sicherheitsvorrichtungen). Eine solche Ausrüstung ist immer im Preis inbegriffen. Der Lieferant sollte die Forderungen von ISO 9001 oder EN 9100 erfüllen oder ein zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem unterhalten..

4. Ersatzteile

Der Lieferant garantiert die Lieferung von Ersatzteilen zu marktüblichem Preis und zu diesen AEB während 5 Jahren seit Datum der letzten Bestellung des entsprechenden Produktes durch ADEST. Eine Einstellung der Fertigung der Teile durch den Lieferanten oder dessen Zulieferfirmen ist ADEST rechtzeitig anzuzeigen.

5. Preise

Sofern nicht etwas anderes ausdrücklich von ADEST anerkannt ist, gelten die Preise als Festpreise in der vereinbarten Währung (im Zweifel Euro), vorbehaltlich der Meistbegünstigung. Sie verstehen sich FCA Adresse Lieferant (oder ein anderer vereinbarter Bestimmungsort) gemäß INCOTERMS 2020

6. Zahlungsbedingungen

Falls nicht etwas anderes ausdrücklich vereinbart ist, erfolgt die Zahlung des Kaufpreises innerhalb 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung und der Übernahme einer mangelfreien Lieferung.

7. Lieferung, Übergang der Gefahr, Verzug

Unmittelbar nach jeder Bestellung von ADEST schickt der Lieferant unaufgefordert eine Auftragsbestätigung, die mindestens folgendes enthält: Auftragsumfang, Menge, Preis, Anliefertermin, Spezifikationen, Zolltarifnummern und Ursprungsland der Ware. Die Lieferungen erfolgen FCA einer der Adressen von ADEST oder einer anderen vereinbarten Adresse (INCOTERMS 2020) Der Lieferant legt jeder Lieferung ein Zertifikat (z.B. nach EN 10204 3.1) bei, es sei denn ADEST habe in der Bestellung ausdrücklich darauf verzichtet. Die Lieferung ist rechtzeitig erfolgt, wenn die Ware am vereinbarten Lieferdatum an ADEST (oder an einem anderen genannten Bestimmungsort) übergeben wird. Bei Überschreitung des vereinbarten Lieferdatums gerät der Lieferant automatisch in Verzug, ohne dass es einer Mahnung bedürfe. Der Übergang der Gefahr auf ADEST erfolgt nach den Regeln der INCOTERMS 2020. Zeichnet sich schon vor der Fälligkeit der Lieferung ab, dass der Lieferant den Liefertermin überschreiten wird, so kann ADEST dem Lieferanten eine Frist setzen, um Abhilfe zu schaffen und danach vom Vertrag zurücktreten und auf die Lieferung verzichten und stattdessen Schadenersatz geltend machen. Diese Rücktrittsmöglichkeit besteht auch, wenn sich im Verlaufe der Herstellung voraussehen lässt, dass der Liefergegenstand nicht tauglich sein wird. Teillieferungen und vorzeitige Lieferung sind nur nach ausdrücklicher Vereinbarung zulässig. ADEST ist berechtigt, bei Teillieferungen, Lieferung einer unrichtigen Stückzahl, Fehlen des Zertifikates (sofern gefordert) oder bei einer vorzeitigen Lieferung die Annahme zu verweigern. Im Falle der Annahmeverweigerung kann ADEST die Ware auf Kosten und Gefahr des Lieferanten zur Abholung bereithalten. Dasselbe gilt auch für den Fall einer Annahmeverweigerung bei der Lieferung mangelhafter Ware.

8. Gewährleistung

Der Lieferant garantiert und sichert als Spezialist zu, dass der Liefergegenstand keine seinen Wert oder seine Gebrauchstauglichkeit beeinträchtigenden Mängel aufweist, dass er die vereinbarten Eigenschaften hat, den vereinbarten Spezifikationen und insbesondere der Zeichnung entspricht, die dem Lieferanten übergeben worden ist und dass Material, Ausführung und Konstruktion einwandfrei sind. Wenn der Lieferant als Spezialist erkennen konnte, dass die von ADEST verlangten Eigenschaften oder die angegebenen Spezifikationen für den bestimmungsgemäßen Gebrauch der Ware ungünstig oder untauglich sind, kann er sich nur auf einen Fehler von ADEST berufen, wenn er ADEST davon unverzüglich Anzeige gemacht hat. Der Lieferant haftet auch dann, wenn er die Mängel nicht gekannt hat. Er haftet für seine Zulieferer wie für die eigene Leistung, ebenfalls für eine Montage, die durch ihn ausgeführt wird. Der Lieferant garantiert und haftet ferner dafür, dass durch die Lieferung und Verwendung der angebotenen Ware keine Schutzrechte Dritter verletzt werden.

9. Prüfung, Beanstandung und Garantiezeit

ADEST wird die gelieferte Ware innerhalb eines angemessenen Zeitraumes nach Übernahme der vollständigen Lieferung auf Identität, Quantität und sichtbare Transportschäden untersuchen und entsprechende Mängel sobald wie möglich beanstanden. Der Lieferant entbindet ADEST indessen – soweit branchenüblich – von einer qualitativen Eingangskontrolle. Später entdeckte Mängel irgendwelcher Art werden innerhalb der Garantiezeit beanstandet. Die Garantiezeit dauert 12 Monate ab Lieferung des Produktes an ADEST. Gleiches gilt auch für Reparaturen, Ersatz- oder Nachlieferungen. Die Leistung von Zahlungen oder Werkabnahmen usw. durch ADEST bedeuten nicht die Anerkennung der Ware als mangelfrei und vertragsgerecht. Eine Verjährung tritt frühestens mit Ablauf der Garantiezeit ein.

10. Mängelrechte

Im Falle eines Mangels hat ADEST die Wahl, entweder vom Vertrag zurückzutreten oder eine angemessene Preisminderung oder die kostenlose Verbesserung an Ort und Stelle zu verlangen. Wird die verlangte Verbesserung innerhalb einer anzusetzenden Frist nicht oder nicht richtig vorgenommen, kann ADEST immer noch vom Vertrag zurücktreten oder eine Preisminderung verlangen. Der Lieferant hat überdies in jedem Fall für mittelbaren oder unmittelbaren Schaden vollen Ersatz zu leisten. ADEST kann die Annahme einer mangelhaften Lieferung verweigern. Eine Annahme der Sendung bedeutet jedoch keinen Verzicht auf die Mängelrechte.

11. Produkthaftpflicht-Regress

Wird ADEST von Dritten gestützt auf die Bestimmungen des Produkthaftpflichtrechts belangt, weil Vertragsprodukte fehlerhaft im Sinne dieser Bestimmungen sind, so stellt der Lieferant ADEST von diesen Ansprüchen frei. ADEST verpflichtet sich, den Lieferanten zu informieren, sobald sie von solchen Ansprüchen Kenntnis erhält und ihm zu ermöglichen, unberechtigte Ansprüche abzuwehren. ADEST kann dem Lieferanten die Prozessführung überlassen, wenn klar ist, dass nur Vertragsprodukte des Lieferanten die Ursache der Schäden sein können. Drängt sich nach der Einschätzung von ADEST wegen fehlerhafter Vertragsprodukte ein Produkterückruf auf, so informiert ADEST den Lieferanten unverzüglich. Der Lieferant trägt die Kosten der Rückrufaktion, soweit der Rückruf wegen Fehlern seiner Vertragsprodukte notwendig geworden ist. Liegen mehrere Gründe für einen Rückruf vor, so werden die Kosten anteilsmäßig getragen. Die Ansprüche von ADEST gegenüber dem Lieferanten in diesem Zusammenhang verjähren gleich wie die Ansprüche des geschädigten Dritten gegenüber ADEST (d.h. gemäß den Regeln des anwendbaren Produktehaftpflichtrechts).

12. Informationspflicht bei Mängel

Hat der Lieferant Kenntnis von einem mangelhaften Bauteil, das zum Lieferumfang von ADEST gehört oder gehörte, auch wenn dies für einen anderen Kunden geliefert wird, ist ADEST umgehend über diesen Mangel zu informieren (spätestens nach drei Tagen und in schriftlicher Form).

13. Inspektionsrecht / Zutrittsrechte

ADEST ist berechtigt, den Fortgang der Arbeit beim Lieferanten zu kontrollieren, doch wird durch eine solche Kontrolle die Pflicht des Lieferanten zur vertragsgemäßen Erfüllung weder geändert noch eingeschränkt. Ebenso gewährt der Lieferant jederzeit den Behörden sowie den Kunden in Begleitung von ADEST den Zutritt.

14. Meistbegünstigung

Der Lieferant verspricht der ADEST, sie unter vergleichbaren Umständen in einem vergleichbaren Zeitraum mindestens so gut zu behandeln, wie den meistbegünstigten Kunden, vor allem mit Bezug auf Preis, Qualität, Haftung, Zahlungs- und Lieferkonditionen, und zwar auch da, wo diese AEB weniger weit gehen. Durch Aufnahme von Vertrags- oder Verkaufsverhandlungen erkennt der Lieferant diese Verpflichtung an.

15. Rechte an Unterlagen und Geheimhaltung

Der Lieferant darf von ADEST überlassene Unterlagen nur zur Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen gegenüber ADEST verwenden. Der Lieferant ist verpflichtet, Unterlagen, die ihm von ADEST übergeben worden sind und sonstige Informationen, die ihm von ADEST anvertraut werden, vertraulich zu behandeln, insbesondere nicht Dritten zugänglich zu machen und sie nicht zu anderen Zwecken als zur Erfüllung seiner Verpflichtungen gegenüber ADEST zu verwenden. Für die Weitergabe von Zeichnungen und Unterlagen an einen Unterlieferanten braucht der Lieferant zuvor eine schriftliche Genehmigung von ADEST. Davon ausgenommen sind Informationen, die ohne Zutun des Lieferanten der Öffentlichkeit zugänglich gemacht worden sind oder die ihm schon vor der Übergabe bekannt waren.

16. Erfüllungsort, Gerichtsstand und anwendbares Recht

Erfüllungsort für sämtliche Pflichten der Vertragsparteien ist abhängig vom Standort des bestellenden und verbundenen Unternehmens. Gerichtsstand für sämtliche Streitigkeiten der Vertragsparteien ist ausschließlich Hamburg. Für diese AEB und die Vertragsbeziehung zwischen ADEST und Verkäufer gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss internationalen Einheitsrechtes, insbesondere des UN-Kaufrechtes.

Status: Februar 2021